Artikel Proces Optimalisatie
4 in plaats van 15 stappen
Uit analyse van het proces bleek dat van de 15 stappen voor het maken van planning er een aantal onnodig waren: ze waren geen toegevoegde waarde, of waren tijdrovend, of leverden een verkeerde output op. Uiteindelijk hebben we het hele proces kunnen automatiseren met een softwaretool nadat we het proces hadden teruggebracht tot vier essentiële stappen.
Lees meer over proces optimalisatie bij Graphic Services van Janssen Pharmaceutica. Graphic Services kon zijn planningsproces drastisch vereenvoudigen en gaat intussen door met verbeterprojecten. Een artikel geschreven door Peter Ooms, Gepubliceerd in Industrie Atelier.
Correcte plandatum
Nu levert onze planning altijd een correcte plandatum op, met een perfecte berekening van de personeelsinzet en op heel wat minder tijd. De planner kan nu meer tijd besteden aan operationele zaken. Maar ook op andere afdelingen heeft deze verbetering een gunstig gevolg: geen stockbreuk in het magazijn, geen vertragingen bij de productie en een vermindering van het aantal tussentijdse bestellingen. Onze klanten zijn zeer tevreden over deze evolutie,” zei Inge Vermeiren, team leader Graphic Services EMEA tijdens het Industrie Atelier op 26 oktober. Drastische toename van orders De afdeling Graphic Services van Janssen Pharmaceutica zorgt voor de aanmaak van en de aanpassingen aan ontwerpen voor verpakkingen en bijsluiters van de medicamenten.
Senior Manager Marcel ten Brinke staat aan het hoofd van deze organisatie met afdelingen in België en in de Verenigde Staten. “In 2004 begon het aantal bestellingen plots toe te nemen tot 5400 ingrepen per jaar. Voor een goed begrip. Wij zorgen voor de ontwerpen in meer dan 40 talen en voor meer dan 160 marketing organisaties. We kwamen zo in de problemen: we konden de ontwerpen niet op tijd leveren en dat had ook effecten in de hele toeleveringsketen van de medicamenten.
Process Excellence Projecten
"Daarom zijn we begonnen met de Process Excellence projecten om duurzame oplossingen te vinden". Binnen Janssen Pharmaceutica bestaat er namelijk een standaard methode om problemen op te lossen en om voortdurend verder te verbeteren. Die methodiek noemen ze Process Excellence Yolande Vanhove is vice-president van de afdeling die de divisies bijstaat in hun verbeteringsacties. “Al onze activiteiten steunen op een eenvoudige cyclus: waar zijn we nu, waar willen we naartoe, hoe geraken we daar en hoe weten we of ons doel naderen? De eerste analyse steunt op assessments en vergelijkingen met eigen afdelingen en met benchmarks van buiten het bedrijf. De concrete doelstellingen worden altijd gealligneerd met de globale strategie. Om onze doelen te bereiken maken we gebruik van instrumenten van Six Sigma, Design for Six Sigma, Lean Manufacturing, enzovoort. Om onze vooruitgang te meten hanteren we een systeem van causale dashboards.” Stanwick heeft heel wat van de projecten begeleid.
Management consultant Kurt Maegherman: “Wij helpen de mensen in de afdelingen om zelf de veranderingen door te voeren. We geven opleidingen en begeleiden de projecten tijdens hun beginfase. Maar de doelstelling is altijd om onze kennis door te geven naar de mensen in de praktijk. Iedereen binnen de afdeling Graphic Services heeft een introductie gekregen in de methodiek van Process Excellence. Naast die inleiding in de tools, vinden we het belangrijk dat de mensen de sociale vaardigheden onder de knie krijgen om veranderingstrajecten te sturen. Deze soft skills zijn eigenlijk de hard skills. Goed leiderschap, goede communicatie… het is vaak moeilijker aan te leren dan complexe statistische analyse. Bovendien zijn ze noodzakelijk om de mensen in de afdelingen klaar te maken om aan veranderingen te beginnen werken. Het komt eropaan om de weerstand van de medewerkers te overwinnen, want anders zullen ze de uitgewerkte oplossingen toch niet toepassen. Janssen hecht terecht bijzonder veel aandacht aan dat aspect.”
Werkflow
Een globale workflow. Die kennis komt Katrien Moureau nu goed van pas bij het realiseren van het lopende project. Zij is de process lead graphic process excellence en is bezig met het creëren van één transparante workflow binnen de hele afdeling, zowel in Beerse als in de VS. “Toen die eengemaakte afdeling er kwam werd het ook voor ons duidelijk dat er nogal wat afwijkingen bestonden. Toen realiseerden we ons dat we gemeenschappelijke klanten hadden, die we helemaal anders bedienden vanuit verschillende vestigingen. Het resultaat was ook dat de klanten een andere graad van dienstverlening kregen. Daarom zochten we naar een uniforme aanpak. Dat eengemaakte werkstramien steunt op een softwareapplicatie die we ePackMat noemen. Met het systeem beheren we bijvoorbeeld de uitwisseling van grafische bestanden, maar daarnaast zorgt het meteen ook voor de audit trail die noodzakelijk is voor de farmaceutische productie. Het systeem is intussen ingevoerd in Europa, en nu zal het ook in de VS worden geïmplementeerd. De aanvankelijke weerstand van Amerikaanse collega’s is helemaal omgedraaid in enthousiasme voor deze oplossing. Dat komt ook omdat we bijzonder veel aandacht besteed hebben aan de mensen en de organisatievormen.”
