Discipline, taboe of hefboom

Welke plaats krijgt 'discipline' in het hedendaags management

Praten over discipline, mensen aanspreken op discipline lijkt de jongste tijd meer en meer een taboe te zijn geworden, ook in professionele organisaties. Mogen managers nog verwachten dat medewerkers (samen gemaakte) afspraken nakomen en stipt uitvoeren? Is het omdat discipline verbonden wordt met blinde gehoorzaamheid, verlies aan autonomie, onderwerping en dwang? En is discipline dan dit negatief geladen begrip uit archaïsche tijden?

Een woord met veel betekenissen
Kijk hoe een prima ballerina een volmaakte pirouette neerzet, hoe een golfer een perfect gedoseerde swing maakt, hoe een brandweerman een eerste interventie bij een uitslaande brand voorbereidt, hoe een fondskiër een obstakel op een steile afdaling haarscherp ontwijkt, hoe een kamerorkest in volle concentratie een bladzijde barokmuziek vertolkt. Dit zijn telkens voorbeelden waarbij discipline de basis voor het resultaat is (en waarbij het resultaat de blinde uitvoering vaak overstijgt). Enige definities dringen zich op.

Discipline betekent:

• Je beheerst een vakgebied, kennis, een set vaardigheden en technieken wat maakt dat je creatief en resultaatsgericht kunt bijdragen aan het succes van jouw organisatie. Sleutelbegrippen zijn: eigenaarschap, continu leren, oefenen, doorzettingsvermogen, probleemoplossend vermogen

• Je kent de regels en afspraken binnen jouw organisatie en je volgt deze. Dit houdt ook in dat je jezelf regels kan opleggen en dat je je er aan kunt houden. Sleutelbegrippen zijn: flexibiliteit, loyaliteit, integriteit, verantwoordelijkheid.

In beide betekenissen is discipline voor organisaties uitzonderlijk belangrijk. Ze versterken bovendien elkaar.

Discipline en geoefende routine
Als een duizendpoot gaat nadenken over de vraag welke de volgende poot is die hij moet zetten, komt hij geen stap meer verder. Wie, vaardig en met kennis van zaken, mee werkafspraken ontwerpt of onderbouwt, zal sneller deze afspraken gemotiveerd en geëngageerd uitvoeren en blijven volgen. De brandweerman is de eerste om, uit voorzorg, alle veiligheidsafspraken toe te passen op zichzelf, zijn collega’s en de slachtoffers bij een brand; de geoefende skiër weet welke piste hij op welke manier moet benaderen, hij zoekt niet nodeloos het gevaar op, heeft oog voor andere skiërs…
 
Mag het een beetje meer zijn?
Vele organisaties hebben nood aan een verbetering van de kwaliteit van uitvoering van vaak prima strategieën en ideeën. Hoe scherpen we in organisaties discipline verder aan?

Consistentie in cultuur

Elke organisatie ademt zijn specifieke cultuur, straalt specifieke waarden uit. Een atelier waar discipline heerst, is een atelier waar men danst op het ritme van de takttijd, gefocust, geconcentreerd. Men loopt er niet, men doet niet druk, er is geen overtollig lawaai, geen beweging te veel. De ruimte is overzichtelijk, proper, het visueel management helder. Communicatiemedia worden breed ingezet. Iedereen is aan de slag, in gerichte handelingen, gericht overleg. Ongeplande afwijkingen worden gestructureerd behandeld, volgens gekende prioriteiten.

Werken aan een cultuur van discipline betekent werken aan het ontwerpen, uitbouwen, onderhouden en verbeteren van die regelprocessen die snelheid van actie, resultaat, borging beogen. Zo’n cultuur waardeert het leren van de medewerkers, het opbouwen van expertise en ervaring. Zo’n cultuur zorgt er voor dat vakkennis, “stielkennis”, bij alle stappen van de regelprocessen is betrokken.

De filosofie van Lean herkent zich hierin. Enkele cultuurelementen uit Lean die discipline versterken:

• Probleemoplossend denken, continu verbeteren. In een Leane organisatie is men gedreven om continu te verbeteren. Stilstand is geen optie. Men organiseert slim: nieuwe, verbeterde werkwijzen, methoden en afspraken worden geborgd in de systemen, en via opleiding, training en overleg, in het gedrag van de medewerkers. Vernieuwing is pas zinvol als het bestaande correct, dus gedisciplineerd, wordt uitgevoerd.
• Respect voor het individu, zijn inbreng, zijn groei. Een cultuur van discipline creëert men niet voor de medewerkers, maar met de medewerkers. Regelgeving wordt maximaal met de betrokkenen opgesteld. Er is ondersteunende, continue opvolging.
• Go to Gemba (Ga naar de werkplek). Op de werkplek zelf worden de resultaten neergezet. Discipline is een zaak van nauw aan te sluiten bij de reële acties en processen.
• Standaard werk. Creativiteit en variatie komen op aangeven van de klant. De interne (ook management-)processen worden gestroomlijnd, vereenvoudigd, in samenspraak met de kennishouder (Go to Gemba!)
  
  

Consistentie
Er is voor de manager geen ontsnappen aan. Discipline begint aan de top. De manager toont in zijn gedrag wat belangrijk is, wat waardevol is. Medewerkers worden geïnspireerd (of afgeleid) door het persoonlijk gedrag van hun leidinggevende. De manager als leraar, Sensei, toont, legt uit, stelt zich dienstbaar op. Discipline verwachten is meteen ook toelaten zelf beoordeeld te worden op volgehouden gedisciplineerd gedrag.

Aandacht
Wat managementaandacht krijgt, wordt ook uitgevoerd. Opnieuw: Go to Gemba. Vergewis je van wat op de werkplek gebeurt door rechtstreeks contact met de werkplek (je mag af en toe een klant meenemen).

Verwachtingen
Leg de lat hoog genoeg. Ambitie tot het behalen van de organisatiedoelen, trots bij het verwezenlijken van de juiste stappen werken aanstekelijk. Wanneer het er niet toe doet, hoeft discipline niet. Maak de verwachtingen expliciet, maak iedereen persoonlijk aanspreekbaar (en geef dan ook regelvermogen). Vereenvoudig de opvolging: een dashboard met 5 à 6 concrete sleutelparameters maakt het medewerkers makkelijk focus te houden.

Feedback
Iedereen kan zichzelf richten naar samen gemaakte en gedeelde doelen. Het helpt om medewerkers, collega’s op te volgen. Opvolging leidt in eerste instantie naar ondersteuning, in tweede instantie naar verbetering van de processen, pas in derde instantie naar correctieve bijsturing. Geef zelf feedback en verscherp het feedbackvermogen binnen de organisatie, zorg voor feedbacklussen.

Betrokkenheid
Gedeelde afspraken zijn betere afspraken. Wil je dat medewerkers gedisciplineerd afspraken nakomen, zorg dan

• dat het waarom van een afspraak duidelijk is
• dat de afspraak grondig besproken wordt, ook vanuit het standpunt van de medewerker
• dat de medewerker mee kan denken bij het ontwerp van een nieuwe afspraak die hem rechtstreeks aanbelangt. Managers zijn eigenaar van het WAT, maak medewerkers eigenaar van het HOE
• dat de medewerker aangemoedigd wordt de nieuwe afspraak/werkmethode aan te leren, in te oefenen, uit te proberen
• dat elke inspanning om te veranderen en het juiste gedrag gewaardeerd worden
• dat het effect van de nieuwe afspraak, het resultaat, zichtbaar is voor alle betrokkenen.
  
  

Discipline van het spreken en luisteren, niet van het zwijgen.

Vragen om discipline mag nooit een vrijbrief voor autoritair, bevoogdend leidersgedrag zijn. Integendeel: discipline is de basis voor vrijheid, de vrijheid om vanuit beheersing van de materie, continu te verbeteren en te groeien. Tot slot. Een laatste synoniem voor discipline is  toewijding. Toewijding staat voor aandacht, trouw, zorg en zorgzaamheid. Is dit niet wat wij hopen te vinden bij onszelf en onze medewerkers?

 

Contact

Referenties