Deel 5: De grote Obeya kamer (Obeya room)
Obeya: een onmisbare basis voor iedere organisatie
In deze 5-delige blogreeks duiken we in de wondere wereld van Obeya. We ontdekken hoe Stanwick deze aanpak inzet in future-proof transformaties. In dit laatste deel komen alle puzzelstukken samen, want we gaan de Obeya-kamer inrichten.
In een eerdere blog schreven we dat het doel van Obeya is om te leren, niet alleen om resultaten te behalen. Het behalen van resultaten is een gevolg van dit leerproces. Toch hebben we een systeem nodig dat ons stimuleert om in de juiste richting te sturen en de juiste weg te volgen. Dit systeem vormt ons resultaat gedreven systeem.
Je kunt dit vergelijken met het volgen van een dieet. Je hebt jezelf voorgenomen om 5 kg af te vallen. Je wilt dit doel binnen 4 maanden bereiken, omdat er dan een belangrijk feest op de agenda staat. Je hebt een duidelijk doel voor ogen, begrijpt waarom het belangrijk is en hebt een plan gemaakt om gezonder te eten en vaker te sporten. Maar als je niet af en toe op de weegschaal gaat staan om te controleren waar je staat, zul je je doel niet bereiken. Misschien lukt het wel, puur op geluk, maar de kans op succes is groter wanneer je je prestaties in kaart brengt en gericht kunt bijsturen.
Wat zijn de elementen in een Obeya room?
De inhoud van de Obeya omvat de volgende elementen:
- Richting en strategie: Wat is het hogere doel van onze organisatie en wat kan ons team daarin betekenen? Deze informatie biedt het kader voor het team om de juiste acties en prioriteiten te bepalen. Het zorgt ervoor dat de neuzen in dezelfde richting staan.
- Plan: Hoe kunnen we onze beschikbare middelen optimaal inzetten om waarde te genereren voor onze klanten?
- Prestaties: Hadden wij een goede dag? Waar moeten we bijsturen? Door een visueel overzicht te maken van onze prestaties is het direct duidelijk waar zich problemen bevinden, zodat het team gerichte actie kan ondernemen.
- Acties: We maken onderscheid tussen korte termijn acties, die op een scrum-bord worden weergegeven, en lange termijn acties die volgens een gestructureerde verbetermethode worden uitgevoerd. Beide soorten acties kunnen zowel proactief als reactief zijn, maar we stimuleren de teams om meer proactief te denken.
- Proces confirmatie: Samen met het team stellen we in deel 4 een eigen "Obeya way of working" vast. Hoe willen we samenwerken? Welke afspraken maken we? Om ervoor te zorgen dat deze afspraken worden nageleefd en in het DNA van de teamleden worden verankerd, moeten de teams zichzelf uitdagen om ze op te volgen. Daarom integreren we een aantal KPI's of vragen die de naleving van deze manier van werken controleren.
- Delen van informatie: Welke informatie heeft het team nodig om operationeel efficiënt te zijn? Dit kan informatie zijn binnen het team, tussen shifts, tussen teams of belangrijke wijzigingen.
Een belangrijke keuze die de organisatie moet maken, is het type van het platform. Gaan we voor een digitale oplossing of kiezen we voor een papieren/whiteboard-versie? De afgelopen jaren zijn er interessante digitale platforms ontwikkeld, waaronder 'iObeya', die zich specifiek richten op deze Lean Obeya-toepassingen. Dit biedt de mogelijkheid om gegevens digitaal te verwerken en te delen, de toegankelijkheid te vergroten en in hybride vorm te werken. Elke keuze heeft echter voor- en nadelen.
Wat zijn praktische tips bij het implementeren van Obeya?
Tot slot van deze Obeya-reeks willen we jullie nog een aantal praktische tips geven:
- Hou het simpel: Een valkuil is om te veel details te visualiseren, waardoor we het grotere geheel niet meer kunnen zien en te vaak gaan bijsturen.
- Dynamische inhoud: Begin met een eenvoudige basis van KPI's onder het motto "goed genoeg voor nu, veilig genoeg om te proberen". Door er concreet mee aan de slag te gaan, leert het team en kan het de inhoud verder ontwikkelen.
- De kunst van het faciliteren: Het gevaar van een gestroomlijnde Obeya-meeting is dat het een "check-the-box" meeting wordt. De facilitator van de vergadering heeft een belangrijke rol om het leeraspect van de vergadering te waarborgen.
- Snelheid van de transformatie: Het traject is zeker geen one-size-fits-all aanpak. Elk team, elke organisatie en elke cultuur is uniek, en dus ook hun veranderingsproces. De snelheid van leren en ontwikkelen is moeilijk te voorspellen. Het traject moet altijd op maat worden gemaakt met de juiste prioriteiten waar het team behoefte aan heeft.
Teamautonomie en Obeya: het ene kan niet zonder het andere. Een verandering in structuur en systemen gaat hand in hand met een verandering in cultuur. Zonder een cultuurverandering zal het systeem niet werken of niet het gewenste resultaat opleveren. Dit geloof vormt de basis van de 'Stanwick way'. Het Stanwick team is ervan overtuigd dat elk transformatieproject zich moet richten op zowel operationele aspecten als organisatorische aspecten. Op deze manier kan Stanwick uw organisatieverandering te volle ondersteunen.
Heb je de vorige blogs nog niet gelezen?
Obeya - wat is de teamstructuur en escalatiestructuur? Lees meer in deel 2
Obeya - wat zijn de rollen? Lees meer in deel 3
Obeya - welk leiderschap verwachten we? Lees meer in deel 4
Benieuwd naar meer? Blijf ons volgen.
Heb je een specifieke vraag? Neem een kijkje op onze website of contacteer ons. Stanwick ondersteunt je in jouw future proof transformatie!
Annelies Boecxstaens
